TÉRMINOS DE REFERENCIA
RELACIÓN DE PADRINAZGOS ENTRE CAPÍTULOS NACIONALES DE AIDIS INTERAMERICANA

Preparado por Elizabeth Echeverría, Asesora Técnica AIDIS
Revisado por Adalberto Noyola, Presidente AIDIS, 7 de julio 2007
Presentado en la reunión Comité Ejecutivo AIDIS, Buenos Aires, 28 de julio 2007.
Sometido a consulta entre los miembros del Comité Ejecutivo hasta el 31 de agosto 2007
Enviado al Directorio de AIDIS y al Consejo Consultivo para últimos comentarios, que serán recibidos hasta el 15 de octubre 2007.

1.- Alcance

Los "Términos de Referencia", que a continuación se describen, se destinan a establecer el lineamiento para la concepción, planificación, establecimiento y evaluación de resultados de las relaciones de padrinazgos que se establezcan entre los distintos capítulos nacionales, bajo la promoción de la Asociación Interamericana de Ingeniería Sanitaria y Ambiental - AIDIS.

2.- Concepción de la idea

El corazón de toda asociación de profesionales son justamente sus socios, ya sean personas naturales profesionales y técnicos, empresas, universidades y diferentes organizaciones ligadas a la práctica y el avance de la profesión. En AIDIS, su estructura federativa que abarca a todo el continente, está constituida por sus 24 capítulos nacionales, los cuales asocian profesionales de la ingeniería sanitaria y ambiental, dispersos en los distintos países del continente, pero unidos y comunicados con el nivel central a través de los capítulos nacionales.

Considerando esta realidad, así como los objetivos de actualización profesional y de difusión que nuestra asociación tiene como una de sus principales misiones, es que el fortalecimiento de los capítulos nacionales es una estrategia clave para el crecimiento y desarrollo de AIDIS.

La anterior presidencia avanzó en la evaluación de la situación de cada uno de los capítulos nacionales, mediante un diagnóstico de su realidad, respecto de socios, organización, recursos económicos y administrativos etc. Es por tanto necesario ahora, avanzar en fortalecer a aquellos que se identificaron menos actuantes o bien con limitaciones estructurales o de gestión, con la finalidad de equiparar aquellos aspectos comunes en la organización de nuestras asociaciones miembro, asunto que tanto el Directorio como el Comité Ejecutivo de AIDIS, consideran prioritarios.

La actual presidencia, se ha comprometido en establecer al menos 2 relaciones de "padrinazgo" entre un capítulo nacional consolidado y otro capítulo por consolidar, con objetivos y metas bien definidas para cada caso particular, con sus respectivos indicadores de desempeño.

3.- Planificación

Los capítulos consolidados que actuarán como padrinos, se presentarán voluntariamente, haciendo saber su intención mediante comunicación escrita al Presidente de AIDIS, con copia al Vicepresidente Regional respectivo, a la Asesoría Técnica y a la Dirección Ejecutiva.

Los capítulos por consolidar se seleccionarán con base, en los diagnósticos ya efectuados, en la estrategia de planeación de AIDIS y en las propias necesidades planteadas por el presidente nacional respectivo.

Los resultados obtenidos de las relaciones de padrinazgos establecidas en el periodo 2º semestre 2007- 1er semestre 2008, sumado a la amplia experiencia de los capítulos ya consolidados, servirán como información prioritaria para preparar un documento "Guía para la Administración de las Sedes de los Capítulos Nacionales de AIDIS", que es una de las metas que se ha puesto la actual presidencia. Este producto deberá contener las directrices que servirán para continuar con el fortalecimiento y mejor gestión de los capítulos de los distintos países de nuestra América.

4.- Establecimiento de la relación de padrinazgo

4.1 Duración de la relación de padrinazgo:

El convenio de honor entre capítulo padrino y capítulo apadrinado, se establecerá por un periodo de 12 meses.

4.2 Obligaciones del capítulo padrino:

El capítulo padrino deberá:

• Nombrar un director del proyecto de padrinazgo, el cual podrá ser cualquier miembro del órgano directivo del capítulo patrocinador y tendrá la responsabilidad de liderar todas las actividades comprometidas.
• Estudiar en detalle y evaluar, los antecedentes disponibles respecto de la situación y diagnóstico del capítulo que va a apadrinar.
• Presentar un plan de trabajo, que establezca el tipo de ayuda concreta que prestará y sobre cuales indicadores de desempeño centrará su labor. Este debe incluir: un presupuesto, un cronograma de actividades con plazos de duración, además de fechas probables de inicio y término de cada una de ellas.
• Financiar los gastos de estancia, de al menos una visita a su país, de dos miembros del capítulo apadrinado, con el objeto de que conozcan en el terreno la forma de operar y llevar a cabo la gestión del trabajo en el capitulo padrino. Estas personas deberán ser: el responsable del proyecto por parte del capítulo apadrinado y el operador del proyecto (actual o futuro director ejecutivo del capítulo apadrinado).
• Financiar los pasajes aéreos, para al menos una visita de su director de proyecto al país del capítulo apadrinado, con el objeto de efectuar seguimiento de los avances y tomar a tiempo las medidas preventivas, medidas correctivas o introducir las mejoras que procedan.
• Mantener permanente contacto con el capítulo apadrinado, a través de la relación directa entre el director del proyecto (padrino) y el responsable nominado (apadrinado), además de los respectivos presidentes.
• Bajo la autoridad y conocimiento de su presidente, informar trimestralmente a AIDIS de los avances del proyecto de padrinazgo. Este informe deberá ser emitido en conjunto por ambas partes.

• Nombrar un responsable del proyecto de padrinazgo, el cual deberá ser el presidente o un miembro del directorio designado por este. El operador del proyecto deberá ser el profesional que ocupa u ocupará la Dirección Ejecutiva del capítulo apadrinado.
• Financiar los pasajes aéreos del responsable y del operador del proyecto, para una visita al capítulo padrino.
• Financiar los gastos de estancia en su país, durante la visita del director del proyecto del capítulo padrino.
• Poner en práctica con la mayor dedicación, seriedad, sin escatimar esfuerzo y dentro de los plazos establecidos, todas las guías y directrices recibidas desde el capítulo padrino.
• Mantener permanente contacto con el capítulo padrino, a través de la relación directa entre el responsable nominado (apadrinado) y el director del proyecto (padrino), además de los respectivos presidentes.
• Bajo la responsabilidad de su presidente, informar trimestralmente a AIDIS del avance del proyecto de padrinazgo. Este informe deberá ser emitido en conjunto por ambas partes.

4.4 Indicadores de desempeño:

Los siguientes indicadores no son exhaustivos y podrán ser complementados en función de la experiencia de los capítulos involucrados y de la realidad en la que se desempeñen. En todo acuerdo deberán hacerse explícitos los indicadores que serán aplicados con las metas cuantificadas para cada uno de ellos.

• Disponibilidad de sede propia para el ejercicio de sus funciones.
• Disponibilidad de personal asalariado con dedicación exclusiva al trabajo del capítulo.
• Posesión de personalidad jurídica.
• Posesión de estatutos legalmente constituidos.
• Cuerpo Directivo elegido en apego a estatutos.
• Número de socios activos que cancelan rigurosamente sus cuotas.
• Convenios o alianzas estratégicas con asociaciones nacionales e internacionales ligadas a la actividad de AIDIS.
• Disponibilidad de publicaciones, mediante, revistas, boletines u otros medios.
• Posesión de sitio Web.
• Periodicidad de realización de congresos, seminarios, cursos técnicos y otros eventos, que difundan la ingeniería sanitaria y ambiental.
• Disponibilidad de términos de referencia para efectuar eventos y congresos.
• Disponibilidad de biblioteca física o virtual, con archivos de documentos y anales de congresos nacionales y congresos interamericanos.

5.- Evaluación de resultados

Sobre la base de estos "Términos de Referencia", además de las obligaciones y compromisos adquiridos tanto por el capitulo padrino, como por el capítulo apadrinado, los resultados del proyecto de padrinazgo serán evaluados por parte de la Dirección Ejecutiva de AIDIS Interamericana, considerando los indicadores de gestión antes mencionados. Para ello se integrará una metodología sencilla y dinámica, con base en indicadores, de tal forma que permita su actualización y mejora.

Los periodos de evaluación serán trimestrales, debiendo el director del proyecto del capítulo padrino, en conjunto con el responsable nominado por el capitulo apadrinado, preparar un informe de avances, para ser enviado a la Dirección Ejecutiva de AIDIS. Transcurrido el periodo de 1 año, se efectuará una evaluación final, bajo la responsabilidad de los dos presidentes de los capítulos padrino y apadrinado, y se dará por finalizada la relación de padrinazgo.

Es de esperar que después de concluido el apoyo, ambos capítulos continúen con actividades de cooperación que logren el beneficio mutuo de las asociaciones y de sus socios.

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